Direktionsassistenz im Prorektorat Studium & Lehre (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Termin- und Sitzungs-Management inkl. Protokollführung, Empfang und Auskunft, Triage von Anfragen und Postverarbeitung, Verarbeitung und Verfassen von Dokumenten und Briefen, Führung von Prozesslisten, diverse Sekretariats- und Administrationsaufgaben
- Dokumente- und Datenbank-Management
- IT-Administration für das Prorektorat
- Mitarbeit bei Projekten
- Zusammenarbeit mit den Assistenzen des Rektors, des Verwaltungsdirektors und des Generalsekretärs
- Organisation von Personalanlässen
Ihr Profil
- Exzellente sprachliche Kompetenzen in Deutsch (C2), in Englisch (C1) und in Französisch (B2)
- Fehlerfreie, stilsichere und adressatengerechte Kommunikation, kombiniert mit sicherem Auftreten, gepflegtem Erscheinungsbild und hoher Integrations- und Kundenorientierung (Service Exzellenz)
- Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein sowie hohe Vertrauenswürdigkeit und Loyalität
- Fachausweis Direktionsassistenz oder abgeschlossenes Bachelor-Studium in einem verwandten Fachbereich; idealerweise Erfahrung im Direktionssekretariat oder in einer verantwortungsvollen Funktion mit Kundenbetreuung und Protokollführung
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in den MS Office-Applikationen sowie praktische Erfahrung mit MS SharePoint und MS Teams; Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools sind von Vorteil
Wichtig ist die menschliche Passung zum Umfeld, in welchem gegenseitiges Vertrauen und ein wertschätzender, respektvoller Umgang miteinander auf Augenhöhe gross geschrieben werden.
Inspirierendes Arbeitsumfeld
Weiterbildung
Netzwerk
Familie & Beruf
Chancengleichheit
Fit und Gesund
Inspirierendes Arbeitsumfeld
An der HSG als führende Wirtschaftsuniversität Europas agieren wir in einem unternehmerisch denkenden Umfeld und Sie treffen auf hochqualifizierte, ambitionierte Expert*innen regional und international. Beispielsweise profitieren Sie von einer modernen IT-Infrastruktur und in unserer Bibliothek via HSGswisscovery von einem schweizweiten Zugang zum wissenschaftlichen Informationsbestand.
Weiterbildung
Wir unterstützen interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Unser internes Weiterbildungsprogramm bietet Ihnen praxisnahe, engagierte und didaktisch ausgereifte Wissensvermittlung in Form von Seminaren, E-Learnings, Coachings und kollegialer Beratung. Aufgabenspezifische externe Weiterbildungen unterstützen wir finanziell und zeitlich.
Netzwerk
Wir fördern unsere Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und schaffen Raum für das Knüpfen wertvoller Beziehungen – auch zu externen Partner*innen. Regelmässiger Austausch und interne Veranstaltungen helfen diese Beziehung zu festigen und langanhaltend zu gestalten.
Familie & Beruf
Wir stellen unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle mit variabler Wochenstundenanzahl zur Verfügung. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Teilzeitanstellungen an, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub und eine subventionierte Kinderkrippe sowie Betreuungsangebote in den Ferien.
Chancengleichheit
Die Universität ermöglicht allen Beschäftigten und Studierenden die gleichen Chancen. Das betrifft das Studium, die Arbeit genauso wie die akademische Karriere, die Besetzung universitärer Leitungsfunktionen oder die Vereinbarkeit von Studium, Beruf und privatem Engagement. Hierfür engagieren wir uns mit diversen Massnahmen in den Bereichen Lehre, Forschung, Verwaltung und Rektorat.
Fit und Gesund
Wir unterstützen Sie, fit und gesund zu bleiben. Neben unserem vielseitigen, grösstenteils kostenfreien Unisportangebot und Aktionswochen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement bieten wir Ihnen Früchte am Arbeitsplatz. In unserer Mensa finden Sie eine breite Auswahl an frisch zubereiteten Gerichten – von vegetarischen Speisen bis hin zu Fischgerichten – zu vergünstigten Preisen.
Weitere Informationen zum Arbeiten an der HSG finden Sie hier.
Für Fragen zur Stelle
Dean of Studies & Academic Affairs
Mutlose stimmen zu – Mutige verändern.
Senior Recruiter
Die Deckung unseres Personalbedarf ist immens wichtig. Ich freue mich, dass Sie sich für unsere freie Stelle interessieren. Ich freue mich auf Ihre Bewerbung und auf ein persönliches Kennenlernen!
Ihr Arbeitsort
Die HSG
«Ein Ort, der Wissen schafft» - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.»
