Sachbearbeiter/in Seminarmanagement & Institutsadministration (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Institutsadministration: Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben, verantworten die Daten- und Adressverwaltung und assistieren der administrativen Institutsleitung tatkräftig im operativen Geschäft.
- Finanz- und Personaladministration: Sie unterstützen bei der Fakturierung von Seminargebühren, der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie bei den administrativen Personalprozessen.
- Seminar- und Programm-Management: Sie sind verantwortlich für die administrative Organisation und Koordination unserer Weiterbildungsprogramme und Seminare. Dies beinhaltet die Verwaltung von Anmeldungen, die Kommunikation mit Teilnehmenden und Dozierenden, sowie die Organisation der Veranstaltungsinfrastruktur.
- Teilnehmerbetreuung: Sie agieren als kompetente Ansprechperson für unsere Teilnehmenden – von der Anfrage bis zum Abschluss des Programms.
- IT-Koordination: Sie sind die erste Anlaufstelle für alle IT-Anliegen der Institutsmitarbeitenden. Sie verwalten Benutzerkonten und Zugriffsrechte und koordinieren komplexere Fälle mit der zentralen IT-Abteilung der Universität.
- Content Management: Sie pflegen die Inhalte auf unserer Website und unterstützen bei der Erstellung von Marketingmaterialien und Präsentationen.
Ihr Profil
- Kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion, idealerweise im Hochschul-, Bildungs- oder Eventmanagement-Umfeld.
- IT-Affinität und Erfahrung in der IT-Administration.
- Ein ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, administrative und technische Aufgaben effizient zu priorisieren.
- Stilsichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Palette und Erfahrung mit Windows-Umgebungen; Kenntnisse von CMS- und CRM-Systemen sind von Vorteil
- Eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, hohe Eigeninitiative und eine selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise.
Wir bieten Ihnen:
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen und intellektuell anregenden Umfeld.
- Die Möglichkeit, aktiv an der Schnittstelle von Lehre, Forschung und Administration mitzuwirken.
- Ein kollegiales und unterstützendes Team.
- Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität St.Gallen.
- Moderne Infrastruktur und ein zentral gelegener Arbeitsplatz.
- Möglichkeiten zur Weiterbildung
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen über unser Online-Tool.
Inspirierendes Arbeitsumfeld
Weiterbildung
Netzwerk
Familie & Beruf
Chancengleichheit
Fit und Gesund
Inspirierendes Arbeitsumfeld
An der HSG als führende Wirtschaftsuniversität Europas agieren wir in einem unternehmerisch denkenden Umfeld und Sie treffen auf hochqualifizierte, ambitionierte Expert*innen regional und international. Beispielsweise profitieren Sie von einer modernen IT-Infrastruktur und in unserer Bibliothek via HSGswisscovery von einem schweizweiten Zugang zum wissenschaftlichen Informationsbestand.
Weiterbildung
Wir unterstützen interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Unser internes Weiterbildungsprogramm bietet Ihnen praxisnahe, engagierte und didaktisch ausgereifte Wissensvermittlung in Form von Seminaren, E-Learnings, Coachings und kollegialer Beratung. Aufgabenspezifische externe Weiterbildungen unterstützen wir finanziell und zeitlich.
Netzwerk
Wir fördern unsere Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und schaffen Raum für das Knüpfen wertvoller Beziehungen – auch zu externen Partner*innen. Regelmässiger Austausch und interne Veranstaltungen helfen diese Beziehung zu festigen und langanhaltend zu gestalten.
Familie & Beruf
Wir stellen unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle mit variabler Wochenstundenanzahl zur Verfügung. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Teilzeitanstellungen an, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub und eine subventionierte Kinderkrippe sowie Betreuungsangebote in den Ferien.
Chancengleichheit
Die Universität ermöglicht allen Beschäftigten und Studierenden die gleichen Chancen. Das betrifft das Studium, die Arbeit genauso wie die akademische Karriere, die Besetzung universitärer Leitungsfunktionen oder die Vereinbarkeit von Studium, Beruf und privatem Engagement. Hierfür engagieren wir uns mit diversen Massnahmen in den Bereichen Lehre, Forschung, Verwaltung und Rektorat.
Fit und Gesund
Wir unterstützen Sie, fit und gesund zu bleiben. Neben unserem vielseitigen, grösstenteils kostenfreien Unisportangebot und Aktionswochen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement bieten wir Ihnen Früchte am Arbeitsplatz. In unserer Mensa finden Sie eine breite Auswahl an frisch zubereiteten Gerichten – von vegetarischen Speisen bis hin zu Fischgerichten – zu vergünstigten Preisen.
Weitere Informationen zum Arbeiten an der HSG finden Sie hier.
Für Fragen zur Stelle
Ich freue mich, dass Sie sich für diese Position an unserem Institut interessieren und würde mich freuen, Sie bald kennen zu lernen.
Ich würde mich sehr freuen, Sie bald in unserem Team begrüssen zu dürfen. Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Ihr Arbeitsort
Die HSG
«Ein Ort, der Wissen schafft» - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.»
